Encadrer les données clients dans une agence consiste à décider quelles informations peuvent être utilisées dans quel outil IA, pour quelle finalité et sous quels contrôles. Les règles dépendent notamment de la confidentialité, du contrat, de la présence de données personnelles et des conditions du fournisseur.
En résumé
Avant de copier un brief dans un outil IA, vérifiez le contenu, les autorisations et le compte utilisé. Supprimez les informations inutiles, utilisez des exemples fictifs quand c’est possible et faites valider les cas incertains. Une offre payante ou un réglage d’entraînement ne règle pas à lui seul toutes les questions de confidentialité et de protection des données.
À retenir
- Séparez les informations publiques, confidentielles et personnelles.
- Documentez l’offre et les paramètres réellement utilisés.
- Appliquez les règles par usage et par mission client.
- Contrôlez les résultats avant de les transmettre.
Identifier ce que contient réellement le document
Un brief peut mêler des informations publiques, un lancement non annoncé, des coordonnées et des notes internes. Son titre ne suffit pas à déterminer s’il peut être utilisé dans un assistant IA. Examinez aussi les pièces jointes et les éléments copiés dans le prompt.
La grille suivante propose des points de contrôle. Elle ne constitue pas une autorisation automatique de transmettre des informations.
| Information | Question préalable | Pratique de préparation |
|---|---|---|
| Fiche produit publique | Les droits et la mission permettent-ils cet usage ? | Limiter les éléments transmis au besoin |
| Brief de lancement confidentiel | Le contrat et le client autorisent-ils ce traitement ? | Utiliser un scénario fictif tant que le cadre est incertain |
| Liste de contacts | Quel cadre RGPD et quels destinataires sont prévus ? | Faire examiner le cas avant toute transmission |
| Verbatim d’entretien | Les personnes et informations sont-elles identifiables ? | Vérifier la nécessité et les mesures de protection |
| Identifiants et secrets d’accès | Pourquoi seraient-ils nécessaires ? | Les exclure des prompts et pièces jointes |
Vérifier le fournisseur sans se fier au nom de la marque
Relevez l’offre exacte, le type de compte, les paramètres disponibles et les conditions applicables. Deux équipes peuvent utiliser la même marque avec des réglages ou engagements différents. Conservez une référence datée à la documentation vérifiée et identifiez qui est responsable de la revue.
Si des données personnelles sont concernées, les questions de finalité, de rôles, de conservation, de sécurité et de transferts doivent être examinées selon le traitement. Pour un point que vous ne savez pas résoudre, sollicitez votre DPO ou votre conseil plutôt que d’inventer une garantie.
Voir aussi : CNIL : déployer une IA générative.
Écrire une règle que l’équipe peut appliquer
Une règle utile décrit un usage autorisé, les données exclues, l’outil prévu et le contrôle attendu. Évitez les seules consignes vagues comme « utilisez l’IA de manière responsable ». Prévoyez aussi un chemin simple pour demander une validation lorsqu’un cas sort du cadre.
Attribuez un responsable à la règle, une date d’approbation et une prochaine revue. Une évolution du fournisseur ou une nouvelle demande client doit conduire à réexaminer le cas.
Exemple fictif de règle éditoriale
Pour préparer des idées de publications, l’équipe utilise uniquement des informations produit publiques dans le compte approuvé. Les briefs non publiés, coordonnées et informations commerciales confidentielles sont exclus. Le responsable éditorial contrôle chaque proposition avant présentation au client.
Voir aussi : Charte IA Word gratuite, Registre IA Excel gratuit.
Avant la livraison au client
Relisez les faits, les citations, les engagements et les éléments visuels. Vérifiez que la version livrée correspond à la demande et aux règles applicables à la mission. N’affirmez pas qu’une validation humaine élimine tout risque : elle décrit un contrôle, pas une garantie absolue.
Pour documenter la démarche, conservez la version validée et la trace des contrôles utiles. Évitez de multiplier les copies de données confidentielles uniquement pour constituer un dossier de preuves.
Voir aussi : Répondre à un questionnaire IA client.
Passer de la checklist aux documents internes
Le registre gratuit permet de recenser les usages et la charte gratuite fournit une structure à compléter. Pour réunir une évaluation indicative et des documents générés selon vos réponses, vous pouvez utiliser le kit Essentiel de Dailigence.
Dailigence ne détecte pas les usages clandestins, ne bloque pas les transmissions et ne contrôle pas les réglages de vos comptes IA. Les documents doivent refléter les pratiques vérifiées de votre équipe avant approbation.
Voir aussi : Voir un dossier IA fictif d’agence, Kit IA pour agences marketing.
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Limites
- Guide pratique, sans avis juridique ni certification.
- Les exemples sont fictifs et ne prouvent aucune pratique de votre entreprise.
- Les engagements doivent être vérifiés et approuvés avant transmission.
Sources officielles
La date de consultation figure sous chaque référence ; à confirmer avec les textes officiels et, le cas échéant, un conseil juridique. Résumées avec nos propres mots.
Questions fréquentes
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Faire l’évaluation gratuite- Auteur :
- Dailigence, édité par Kagegusa
- Sources consultées le :
- 26 octobre 2026
- Sources :
- EUR-Lex, Commission européenne, CNIL lorsque pertinent
- Statut :
- contenu informatif, non juridique
Méthode et politique éditoriale : rédaction pouvant être assistée par IA, sans revue juridique externe revendiquée.
Cette page est fournie à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Dailigence propose une évaluation préliminaire et indicative et ne garantit pas la conformité à l’AI Act. Les classifications doivent être validées avec un conseil juridique.